Hàng ngày, lãnh đạo phải giải quyết "trăm công ngàn việc". Tuy nhiên, bận rộn không có nghĩa là không hiệu quả, nhất là khi họ có được chiến lược quản lý thời gian hợp lý.

Kỹ năng chính để sắp xếp thời gian là biết phải làm gì và làm khi nào. Điện thoại reo trong khi bạn đang trả lời thư điện tử và đúng lúc đó có một nhân viên đang lại gần bàn làm việc của bạn. Bạn sẽ làm gì trong trường hợp đó?

a. Trả lời điện thoại trong khi đọc thư.

b. Dừng tất cả mọi việc lại để nói chuyện với nhân viên

c. Phớt lờ điện thoại và nhân viên và tiếp tục gửi thư

d. Không câu trả lời nào ở trên là đúng.

Câu trả lời d sẽ là câu trả lời đúng nhất. Tại sao vậy? Bởi vì đây chỉ là một câu hỏi mẹo, đáp án là luôn luôn có hàng trăm cách để quản lý thời gian và mỗi người sẽ có câu trả lời đúng nhất cho riêng mình.

Tuy nhiên, chúng ta có thể "lên dây cót" cho kỹ năng quản lý thời gian bằng cách đặt câu hỏi:

+ Điều gì quan trọng nhất cần làm ngay bây giờ?

+ Thời hạn cuối cùng là khi nào?

+ Điều gì sẽ xảy ra khi chúng ta không làm được gì cả?

Với câu hỏi đầu tiên, "điều gì là quan trọng nhất?", thì câu trả lời là: mối quan hệ tốt với nhân viên. Các nhà lãnh đạo hiệu quả luôn dành thời gian cho nhân viên bởi họ biết cách đó sẽ mang lại lợi ích gấp nhiều lần.

Câu hỏi thứ hai: "Thời hạn cuối cùng là khi nào?" Trước khi đảm nhận một dự án hay kế hoạch nào đó, hãy xét xem bạn có thể thương lượng được về thời hạn hoàn thành hay không? Nếu như không thể thương lượng được, hãy thôi than vãn và làm ngay lập tức.

Câu hỏi thứ ba: "Điều gì sẽ xảy ra khi chúng ta không làm việc này?". Thử nghĩ xem tổ chức của bạn sẽ thiệt hại những gì nếu bạn không đưa ra một quyết định kịp thời, không hoàn thành đúng kế hoạch? Đó sẽ là động lực thôi thúc bạn bắt tay ngay vào những việc cần giải quyết.

Chỉ sắp xếp thời gian hợp lý thôi thì vẫn chưa đủ. Biết cần phải làm việc gì trước cũng là cách vừa tiết kiệm thời gian, vừa đạt được hiệu quả tốt nhất. Có một câu chuyện kể rằng: Trong một buổi nói chuyện với một nhóm sinh viên, một chuyên gia trong lĩnh vực quản lý thời gian bảo rằng: “Chúng ta sẽ dành thời gian giải một câu đố”. Ông mang ra một cái lọ khoảng 5 lít, rộng miệng và đặt nó lên bàn. Ông đổ ra hơn chục viên đá và cẩn thận đặt từng viên một vào cái lọ. Khi cái lọ đã đầy và không đặt được thêm viên nào nữa, ông hỏi: "Cái lọ đã đầy chưa? Các sinh viên đồng thanh trả lời: “Rồi ạ”.

- “Thật chứ?” Chuyên gia hỏi. Ông ta cúi xuống gầm bàn và kéo ra một xô sỏi. Sau đó ông ta nhặt vài viên sỏi cho vào cái lọ và lắc cho nó lọt vào kẽ giữa những viên đá lớn.

Ông hỏi các sinh viên 1 lần nữa: “Cái lọ đã đầy chưa?” Lần này cả lớp đã thận trọng hơn. Một sinh viên nói: “Có thể nó vẫn chưa đầy”. "Tốt lắm” - Chuyên gia trả lời, cúi xuống gầm bàn, lôi ra một túi cát và bắt đầu đổ cát vào trong cái lọ cho đến khi cát lấp đầy mọi lỗ hổng giữa những viên đá và những viên sỏi. Một lần nữa ông hỏi: “Cái lọ đã đầy chưa?” “Chưa ạ”. Một lần nữa chuyên gia nói: “Tốt lắm”.

Sau đó ông ta mang ra một chai nước và bắt đầu đổ nước vào lọ cho đến khi nước đầy đến miệng. Sau đó ông nhìn cả lớp và hỏi: “Ví dụ này cho thấy điều gì?”

Một sinh viên nhanh nhảu: “Ví dụ này có nghĩa là, dù thời gian biểu có kín như thế nào, nếu biết cách sắp xếp thời gian, chúng ta vẫn có thể làm thêm một số việc nữa”. “Không, không phải là điều đó”. Chuyên gia trả lời.

“Sự thực là ví dụ này khuyên chúng ta rằng, nếu chúng ta không đặt viên đá to vào trước, chúng ta sẽ không bao giờ cho nó vào được. Viên đá lớn của cuộc đời các bạn là gì? Hãy đặt những viên đá lớn của cuộc đời bạn vào trước hoặc bạn sẽ không bao giờ đặt được. Nếu bạn chỉ cố nhồi nhét những chuyện chi li, cuộc sống của bạn sẽ rặt những chuyện chi li và bạn sẽ không bao giờ có thời gian thực sự bổ ích để dành cho những việc lớn".

Do vậy, nếu bạn cần thời gian và việc quản lý thời gian quan trọng với bạn, cho dù bạn là lãnh đạo hay nhân viên, hãy tự lên kế hoạch quản lý thời gian một cách khôn ngoan.

Đình Hùng (Theo theo (lanhdao.net))