KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM

1. Hiểu về nhóm: Nhóm là tập hợp những cá nhân thỏa mãn 4 yếu tố sau:

  • Có từ 2 thành viên trở lên;
  • Có thời gian làm việc chung với nhau nhất định;
  • Cùng chia sẽ hay thực hiện chung 1 nhiệm vụ hay 1 kế hoạch để đạt đến mục tiêu của cả nhóm kỳ vọng;
  • Hoạt động theo những quy định chung của nhóm.

2. Vai trò và hiệu quả của nhóm:

  • Hoạt động nhóm mang lại những kết quả tốt mà từng cá nhân không thể làm được hay làm mà hiệu quả không cao;
  • Hoạt động nhóm cho phép từng cá nhân nhỏ lẻ vượt qua những cản trở của cá nhân, xã hội để đạt hoặc hoàn thành được các kết quả, mục tiêu cao hơn. Đồng thời kéo theo sự phát triển cho các thành viên khác cùng tham gia nhóm;
  • Việc hợp tác tốt của nhóm đi trước tạo điều kiện cho nhóm đi sau học tập kinh nghiệm.
  • Cần lưu ý: Số thành viên tốt nhất trong các nhóm thông thường là 4 – 15 người. Nhóm quá ít thành viên sẽ không phát huy được hiệu quả của nhóm vì không có nhiều ý kiến hay được đóng góp. Nhóm quá đông sẽ khó đạt được những thống nhất cao trong hoạt động, do trong nhóm có nhiều ý kiến khác nhau, nhiều quan điểm khác nhau.

3. Lợi ích của nhóm:

  • Tận dụng năng khiếu, kỹ năng, khả năng của từng thành viên thành sức mạnh tập thể;
  • Ảnh hưởng của nhóm giúp thay đổi hành vi, thái độ cá nhân theo chiều hướng tốt;
  • Nhìn/xem xét/giải quyết vấn đề sâu/rộng/toàn diện hơn, do có nhiều thành viên khác nhau, có kinh nghiệm và kiến thức khác;
  • Nhiều thành viên sẽ giúp đỡ được một cá nhân trong nhóm khắc phục những khó khăn đang gặp phải.

4. Những thuận lợi của làm việc nhóm:

  • Chia sẻ/học hỏi nhau những kinh nghiệm làm việc, kinh nghiệm sống và kinh nghiệm xã hội;
  • Nhóm là nơi hỗ trợ nhau để giải quyết các vấn đề khó khăn của từng cá nhân, giúp từng cá nhân phát triển đồng thời đạt tới các mục tiêu chung của nhóm;
  • Thái độ, cảm xúc, hành vi của cá nhân có thể thay đổi theo chiều hướng tốt do mỗi cá nhân tự hoàn thiện mình hơn. Ví dụ: Cá nhân phát biểu trước đám đông không còn run như trước đây.
  • Mỗi thành viên là một người giúp đỡ tiềm năng, đồng thời mỗi thành viên cũng là một nhân tài, nếu môi trường hoạt động của nhóm thích hợp với từng cá nhân sẽ tạo động lực cho cá nhân đó phát huy khả năng của mình và đạt hiệu quả cao trong công việc;
  • Môi trường hoạt động của nhóm là yếu tố tạo nên động lực cho mọi thành viên.

5. Những bất lợi khi làm việc nhóm:

  • Nhóm cần có sự tổ chức chặt chẽ nên cá nhân thường cảm thấy bị rang buộc trong một số hoàn cảnh;
  • Đôi khi cá nhân phải “hy sinh” những lợi ích, ham muốn của riêng mình vì lợi ích chung của tập thể. Trường hợp có một số cá nhân “quá hiền” và nhóm trưởng thiếu quan tâm thì cá nhân này sẽ chịu thiệt thòi;
  • Trong hoạt động nhóm, nếu không khéo quản lý thường dễ phát sinh chia bè phái;
  • Các vấn đề riêng tư của cá nhân thường bị tiết lộ vì mỗi thành viên thường chia sẽ thông tin cho nhau, nếu vì mục đích không lành mạnh thì những thông tin ấy sẽ gây nên những chuyện không hay, làm phát sinh mâu thuẫn nội bộ của nhóm;
  • Tuy nhiên, trong thực tế có nhiều nhóm khác nhau, sẽ có mục tiêu khác nhau, đồng thời cũng có những thuận lợi và khó khăn riêng. Chính vì vậy, từng cá nhân phải tìm hiểu về nhau trong nhóm, tìm hiểu điểm mạnh – yếu của nhau để từ đó cùng nhau thỏa thuận quy tắc hoạt động chung cho phù hợp.

6. Tìm hiểu nhau – chấp nhận nhau:

  • Tìm hiểu nhau là giai đoạn các thành viên tìm những thông tin của tất cả các thành viên trong nhóm, tạo sự gần gũi trong công việc, tạo sự dễ dàng trong liên lạc…nhằm đạt được mục tiêu chung của nhóm.
  • Các thông tin cần tìm hiểu: Nhóm gì? Xác định mục tiêu/tiêu chí hoạt động chính của nhóm. Thành viên nhóm là ai? Tìm hiểu những thông tin về giới tính, tuổi, học vấn, trình độ chuyên môn, tôn giáo, cá tính…Các quy định/ nội quy của nhóm? Quan điểm của nhóm là gì? Phương thức hoạt động của nhóm?
  • Mỗi cá nhân đều có mặt mạnh và yếu khác nhau nên chúng ta không nên cầu toàn mà phải chấp nhận. Đừng quá quan tâm đến cá tính, nên tập trung vào mục tiêu chính hoạt động của nhóm. Nên chú trọng vào điểm mạnh của người khác để hợp tác và làm việc.

7. Các giai đoạn phát triển của nhóm: (thường có 5 giai đoạn)

  • Giai đoạn thành lập: tìm hiểu, thăm dò nhau
  • Giai đoạn bão táp: cạnh tranh và xác định vị trí của từng cá nhân trong nhóm
  • Giai đoạn ổn định: chấp nhận sự khác biệt của nhau, môi trường thay đổi
  • Giai đoạn trưởng thành: chia sẽ lãnh đạo và trách nhiệm
  • Giai đoạn kết thúc: các mục tiêu đã đạt được, rút kinh nghiệm cho nhiệm vụ sắp tới.

8. Lý thuyết Johari trong hoạt động nhóm:

  • Lý thuyết Johari được đặt tên bởi 2 nhà phát minh Josheph Luft và Harry Ingham. Họ đã nghiên cứu và kết luận rằng: mỗi cá nhân, mỗi con người được chia thành 4 vùng hay còn gọi là 4 ô cửa sổ.
Bạn có thể nhận biết Bạn không thể nhận biết
Người khác có thể nhận biết VÙNG CHUNG VÙNG MÙ
Người khác không thể nhận biết VÙNG MẬT VÙNG TỐI
  • Vùng chung: hay còn gọi là vùng mở, vùng công khai. Đây là vùng quen thuộc đối với bạn và những người khác, những người xung quanh bạn đều quen thuộc và biết đến.
  • Vùng mật: nơi này người ta thường giữ bí mật về bản thân mình mà người khác không thể biết được.
  • Vùng mù: hay còn gọi là vùng ngạt. Đây là vùng về chính bản thân mình mà mình lại không hề biết. Thường thì vùng này những người xung quanh biết còn bạn thì không hề biết và họ không muốn nói vì sợ làm bạn mất lòng.
  • Vùng tối: hay còn gọi là vùng tương lai. Đây là vùng mà chính bản thân bạn và những người xung quanh đều không nhận biết được hoặc chưa được phát hiện.
  • Khi mới tham gia nhóm, bất kỳ ai cũng có 4 vùng giống sơ đồ trên. Tuy nhiên, phạm vi các vùng này sẽ bị thay đổi qua thời gian nếu các thành viên trong nhóm có nhiều thông tin về nhau hơn. Khi bạn thể hiện khả năng cởi mở, bộc lộ những thông tin về vùng mật của mình thì vùng mật sẽ giảm, tương tự khi bạn nhận thông tin phản hồi từ người khác thì vùng mù sẽ giảm. đây là giai đoạn mà mỗi cá nhân phải rèn luyện để đạt được.

9. Lắng nghe và truyền đạt thông tin trong nhóm:

  • Lắng nghe bằng đôi mắt; Lắng nghe có sự cảm thông: là phản ánh lại những điều mình nghe, quan sát và cảm nhận được từ người nói; Nắm vững nội dung của người nói; Tiên đoán những gì người nói đang muốn nói; Làm sáng tỏ điều nghe được; Khuyến khích người nói.
  • Truyền đạt thông tin: là quá trình nói lại những điều mình nghe thể hiện bằng lời nói để giúp các thành viên khác trong nhóm hiểu rõ các thông tin mà mình đang nắm. Một số điều cần lưu ý khi truyền đạt: Nói to, rõ ràng, có sức thuyết phục; giao tiếp bằng mắt với người nghe; nói ngắn gọn, tập trung vào chủ đề; liên hệ kinh nghiệm sẵn có của người nghe; chuẩn bị dàn ý cho bài nói của mình; lắng nghe ý kiến phản hồi của người nghe; chú ý phản ứng của người nghe.
Người nói Môi trường Người nghe
– Nói không rõ
– Nói nhanh
– Nói câu quá dài
– Nói không chú ý
phản ứng của
người nghe
– Ồn ào
– Nhiều âm thanh
– Thời tiết
– Không chú ý
– Nghe mà không
nhớ
– Nghe đúng mà
truyền đạt không
nguyên văn

 10. Giải quyết mâu thuẫn trong nhóm:

  • Tìm hiểu nguyên nhân gây nên sự hiểu lầm
  • Kiểm tra lại các thông tin, hành động của cá nhân…
  • Gặp gỡ trực tiếp thành viên để tìm hiểu kỹ nguyên nhân
  • Nhờ người có uy tín hơn tìm hiểu nguyên nhân và tìm cách giải quyết
  • Sẵn sàng nhận lỗi nếu bạn là người có lỗi
  • Sự mâu thuẫn cá nhân với nhau có thể mau trở thành vấn đề cho toàn nhóm. Hãy tạo điều kiện để cả hai bên trình bày với bạn để có hướng xoa dịu tình hình. Trường hợp do lỗi điều hành của bạn, lúc ấy cần trao đổi với toàn nhóm để nói lên hướng khắc phục. Vấn đề ở đây là cải thiện cách hành xử, tránh mang tính chất khiển trách hoặc phê phán.

11. Ra quyết định trong nhóm:

    • Khi ra quyết định giải quyết 1 vấn đề cần xem xét hết các khía cạnh của nó. Đặc biệt để đạt được sự thống nhất về quyết định trong một nhóm thì phải khuyến khích mọi người cùng tham gia vào quá trình ra quyết định. Từng người nêu ý kiến hay những điểm lợi, hại của một quyết định dựa trên mục tiêu cần đạt tới, nói chung là khuyến khích mọi người cùng nêu ý kiến của mình. Khi đạt tới sự đồng ý chung nhất định nào đó thì nhóm sẽ chọn quyết định đó và cần chú ý các điểm sau:
    • Làm cho mọi thành viên hiểu rằng ai cũng có trách nhiệm đóng góp ý kiến.
    • Thử thực hiện các đề xuất không gây hại gì.
    • Luôn tôn trọng ý kiến của người khác.
    • Luôn nhớ rằng mỗi người có cách nghĩ khác nhau.

12. Góp ý kiến trong nhóm:

  • Mỗi cá nhân sẽ có những biểu hiện khác nhau khi nhận ý kiến đóng góp hay phê bình. Vì vậy, muốn đưa y kiến cho thành viên khác, chúng ta phải khéo léo làm sao không gây phiền lòng từ các thành viên khác mà họ lại vui vẻ tiếp thu ý kiến của mình. Đó là một nghệ thuật giao tiếp.
  • Nên nói những cái hay, cái tốt, mặt mạnh trước, bắt đầu nhận xét từ ưu điểm trước sau đó mới tới góp ý phê bình;
  • Nên chú ý phản ứng của người nghe, nếu họ có phản ứng qúa khích thì ta tìm giải pháp khác/cơ hội khác/cách khác để trình bày ý kiến;
  • Nên nhớ mục đích đóng góp ý kiến là giúp người nghe hoàn chỉnh hơn, mang tính xây dựng.

Trên thực tế nếu áp dụng linh hoạt kỹ năng làm việc nhóm sẽ tạo điều kiện cho mọi người tham gia tự nguyện, sáng tạo vào mọi quá trình xác định vấn đề, xác định mục tiêu, ra quyết định, thực hiện, giám sát và đánh giá. Kỹ năng làm việc nhóm tập trung vào phát triển cộng đồng một cách bền vững thông qua sự nỗ lực từ chính cộng đồng.

Trả lời

Thư điện tử của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *